📑 Charte de gouvernance – Espaces Chezlepro

(propulsé par Nextcloud)

🎯 Objectif de la charte

Cette charte définit les règles d’utilisation, de sécurité et de gouvernance de la plateforme Espaces Chezlepro afin d’assurer :

  • La sécurité des données de l’entreprise.

  • La collaboration efficace entre les employés.

  • Le respect des obligations légales (Loi 25, RGPD).

1. Responsabilités des utilisateurs

  • Utiliser Espaces Chezlepro uniquement pour des activités professionnelles liées à l’entreprise.

  • Respecter la confidentialité des données partagées.

  • Ne pas transmettre son mot de passe ni prêter son compte.

  • Signaler immédiatement à l’administrateur tout incident (perte d’appareil, suspicion de piratage, erreur de partage).

2. Gestion des accès

  • Chaque employé possède un compte nominatif personnel.

  • Les accès sont gérés par groupes (ex. RH, Ventes, Direction).

  • Lors du départ d’un employé, son compte doit être désactivé par l’administrateur dans les 24h.

  • Les comptes inactifs depuis plus de 90 jours seront suspendus automatiquement.

3. Sécurité et confidentialité

  • Les mots de passe doivent être robustes (12 caractères min, majuscules, minuscules, chiffres, symboles).

  • L’authentification à deux facteurs (2FA) est obligatoire pour tous les comptes.

  • Les liens de partage externes doivent :

    • être protégés par mot de passe,

    • comporter une date d’expiration,

    • être partagés uniquement lorsque nécessaire.

  • Aucune donnée sensible (RH, finance, juridique) ne doit être partagée sans chiffrement ou mot de passe.

4. Organisation et collaboration

  • Tous les projets doivent être organisés dans les espaces communs (Groupfolders) prévus.

  • Les dossiers doivent respecter la nomenclature définie par la direction (ex. Projet-Année-NomClient).

  • Les documents ne doivent pas être dupliqués inutilement : utiliser la coédition en ligne.

  • Les commentaires et annotations doivent être privilégiés plutôt que la multiplication des versions.

5. Sauvegardes et continuité

  • Les données sont sauvegardées régulièrement par l’équipe d’administration.

  • En cas de perte ou suppression accidentelle, l’utilisateur doit en informer immédiatement l’administrateur.

  • Les restaurations seront effectuées selon la politique interne de sauvegarde (ex. restauration des fichiers supprimés sous 30 jours).

6. Gouvernance et supervision

  • Un administrateur principal est désigné pour la plateforme.

  • Chaque service (ex. RH, Ventes) nomme un responsable de la donnée, chargé de :

    • valider les droits d’accès,

    • appliquer les bonnes pratiques,

    • servir de relais avec l’administrateur.

  • Des audits internes seront effectués tous les 6 mois pour vérifier les partages externes et l’utilisation des quotas.

7. Formation et accompagnement

  • Toute nouvelle recrue doit suivre la formation Espaces Chezlepro – Employés avant de recevoir un accès complet.

  • Les administrateurs suivent la formation Espaces Chezlepro – Administrateurs.

  • Des rappels de bonnes pratiques seront communiqués régulièrement (bulletin interne, affichage).

8. Sanctions en cas de non-respect

  • Tout manquement grave à la charte (ex. divulgation de données sensibles, partage non autorisé) peut entraîner :

    • Suspension temporaire du compte.

    • Mesures disciplinaires internes selon les politiques de l’entreprise.

✅ Validation de la charte

Chaque employé et administrateur doit lire et accepter cette charte avant d’accéder à Espaces Chezlepro.