📑 Charte de gouvernance – Espaces Chezlepro

(propulsé par Nextcloud)

🎯 Objectif de la charte

Cette charte définit les règles d’utilisation, de sécurité et de gouvernance de la plateforme Espaces Chezlepro afin d’assurer :

Utiliser Espaces Chezlepro uniquement pour des activités professionnelles liées à l’entreprise.
Respecter la confidentialité des données partagées.
Ne pas transmettre son mot de passe ni prêter son compte.
Signaler immédiatement à l’administrateur tout incident (perte d’appareil, suspicion de piratage, erreur de partage).

Chaque employé possède un compte nominatif personnel.
Les accès sont gérés par groupes (ex. RH, Ventes, Direction).
Lors du départ d’un employé, son compte doit être désactivé par l’administrateur dans les 24h.
Les comptes inactifs depuis plus de 90 jours seront suspendus automatiquement.

Les mots de passe doivent être robustes (12 caractères min, majuscules, minuscules, chiffres, symboles).
L’authentification à deux facteurs (2FA) est obligatoire pour tous les comptes.
Les liens de partage externes doivent :
- être protégés par mot de passe,
- comporter une date d’expiration,
- être partagés uniquement lorsque nécessaire.
Aucune donnée sensible (RH, finance, juridique) ne doit être partagée sans chiffrement ou mot de passe.

Tous les projets doivent être organisés dans les espaces communs (Groupfolders) prévus.
Les dossiers doivent respecter la nomenclature définie par la direction (ex. Projet-Année-NomClient).
Les documents ne doivent pas être dupliqués inutilement : utiliser la coédition en ligne.
Les commentaires et annotations doivent être privilégiés plutôt que la multiplication des versions.

Les données sont sauvegardées régulièrement par l’équipe d’administration.
En cas de perte ou suppression accidentelle, l’utilisateur doit en informer immédiatement l’administrateur.
Les restaurations seront effectuées selon la politique interne de sauvegarde (ex. restauration des fichiers supprimés sous 30 jours).

Un administrateur principal est désigné pour la plateforme.
Chaque service (ex. RH, Ventes) nomme un responsable de la donnée, chargé de :
- valider les droits d’accès,
- appliquer les bonnes pratiques,
- servir de relais avec l’administrateur.
Des audits internes seront effectués tous les 6 mois pour vérifier les partages externes et l’utilisation des quotas.

Toute nouvelle recrue doit suivre la formation Espaces Chezlepro – Employés avant de recevoir un accès complet.
Les administrateurs suivent la formation Espaces Chezlepro – Administrateurs.
Des rappels de bonnes pratiques seront communiqués régulièrement (bulletin interne, affichage).

Tout manquement grave à la charte (ex. divulgation de données sensibles, partage non autorisé) peut entraîner :
- Suspension temporaire du compte.
- Mesures disciplinaires internes selon les politiques de l’entreprise.

Chaque employé et administrateur doit lire et accepter cette charte avant d’accéder à Espaces Chezlepro.