Module 3 – Cas d'usage pour la productivité

Durée : 2h
Objectif : Automatiser les tâches de bureau et gagner du temps

🎯 Objectifs d'apprentissage

À la fin de ce module, vous serez capable de :

Résumer efficacement des textes, réunions et vidéos
Générer des courriels, lettres et tableaux professionnels
Réaliser des traductions contextuelles et nuancées
Identifier les tâches répétitives automatisables dans votre quotidien
Économiser plusieurs heures par semaine grâce à l'IA

📚 Introduction : L'IA comme assistant personnel

Le principe de l'effet multiplicateur

Calcul simple :

Si l'IA vous fait économiser 30 minutes par jour
Sur 220 jours ouvrables par an
= 110 heures économisées
= Presque 3 semaines de travail !

Les tâches idéales pour l'IA : ✅ Répétitives et à faible valeur ajoutée
✅ Nécessitant un premier jet rapide
✅ Consommatrices de temps mais pas critiques
✅ Formatées ou structurées

Les tâches à garder humaines : ❌ Décisions stratégiques importantes
❌ Relations humaines sensibles
❌ Créations nécessitant votre touche personnelle unique
❌ Validation finale et responsabilité

📝 Section 1 : Résumer comme un pro

1.1 Résumer un texte long

Les différents types de résumés

Résumé exécutif (pour décideurs)

                Tu es un consultant en stratégie qui prépare des synthèses pour des dirigeants.

Lis ce document [insérer texte] et produis un résumé exécutif de 150 mots maximum qui répond à :
- Quelle est la situation ?
- Quel est le problème ou l'opportunité ?
- Quelles sont les 3 recommandations principales ?

Utilise des phrases courtes et un ton direct. Commence par la conclusion la plus importante.

Résumé académique (pour documentation)

                Résume cet article scientifique en conservant :
- Problématique de recherche
- Méthodologie utilisée
- Principaux résultats
- Conclusion et limites

Format : 4 paragraphes de 50-75 mots chacun.
Conserve le vocabulaire technique nécessaire.

Résumé vulgarisé (pour large audience)

                Transforme ce rapport technique en résumé accessible à quelqu'un sans expertise dans le domaine.

Contraintes :
- 200 mots maximum
- Évite le jargon, ou explique-le simplement
- Utilise des analogies si nécessaire
- Mets l'accent sur l'impact pratique, pas les détails techniques

Technique : Le résumé en cascade

Pour les documents très longs, procédez par étapes :

Étape 1 : Résumé par section

                Voici la section 1 de mon document [texte].
Résume-la en 3-4 points clés sous forme de liste.

Répétez pour chaque section.

Étape 2 : Synthèse globale

                Voici les résumés de chaque section de mon document :
[coller tous les résumés de l'étape 1]

Synthétise l'ensemble en un résumé cohérent de 250 mots qui :
- Présente la vue d'ensemble
- Identifie les 5 idées principales
- Conserve la logique narrative du document original

Gain de temps : 80% plus rapide que lire 50 pages en entier !

1.2 Résumer une réunion

À partir d'une transcription

Prompt structure pour compte-rendu de réunion :

                Tu es une assistante de direction experte en synthèse de réunions.

Contexte : Réunion de suivi de projet avec 6 participants, durée 1h15.

Analyse cette transcription et génère un compte-rendu structuré :

## DÉCISIONS PRISES
[Liste numérotée des décisions avec contexte minimal]

## ACTIONS À ENTREPRENDRE
| Action | Responsable | Échéance | Priorité |
|--------|-------------|----------|----------|

## POINTS EN SUSPENS
[Questions non résolues nécessitant un suivi]

## PROCHAINES ÉTAPES
[Ce qui doit se passer d'ici la prochaine réunion]

Contraintes :
- Ignore les échanges de courtoisie et digressions
- Synthétise les débats sans prendre parti
- Sois factuel et précis
- Maximum 2 pages

[transcription ici]

À partir de notes manuscrites désordonnées

Prompt pour structurer vos notes brutes :

                J'ai pris ces notes pendant une réunion mais elles sont désorganisées :

[vos notes en vrac]

Transforme-les en compte-rendu structuré avec :
1. Contexte de la réunion (déduis-le des notes)
2. Sujets discutés (regroupe par thème)
3. Décisions et actions
4. Points à clarifier

Si certaines informations semblent manquer, indique [À COMPLÉTER].

1.3 Résumer une vidéo (YouTube, formation, conférence)

Si vous avez la transcription

Prompt pour résumé de vidéo éducative :

                Voici la transcription d'une vidéo de 45 minutes sur [sujet].

Crée un résumé structuré en :

**EN BREF (50 mots)**
L'essentiel en 2-3 phrases

**CONCEPTS CLÉS**
- 5-7 idées principales expliquées en 1-2 lignes chacune

**CITATIONS MARQUANTES**
- 2-3 phrases percutantes du conférencier

**POINTS D'ACTION**
- Ce que je peux appliquer concrètement

**POUR ALLER PLUS LOIN**
- Sujets mentionnés à explorer

[transcription]

Si vous n'avez que vos notes

Prompt pour compléter vos notes de visionnement :

                J'ai regardé une conférence sur [sujet] et voici mes notes partielles :

[vos notes]

Aide-moi à :
1. Identifier les points qui manquent probablement (structure classique de ce type de présentation)
2. Structurer mes notes en plan logique
3. Formuler 3 questions que je devrais creuser davantage

Ne m'invente pas de contenu, indique simplement les zones à compléter.

✉️ Section 2 : Générer des communications professionnelles

2.1 Courriels efficaces

Le courriel de demande

Prompt pour demander quelque chose professionnellement :

                Tu es un professionnel de la communication d'affaires.

Rédige un courriel pour demander [ce que vous voulez] à [destinataire].

Contexte :
- Relation avec le destinataire : [client/collègue/fournisseur/supérieur]
- Urgence : [haute/moyenne/basse]
- Historique : [première demande / relance / etc.]

Le courriel doit :
- Être direct et concis (150 mots max)
- Expliquer brièvement le contexte nécessaire
- Faire une demande claire avec échéance si applicable
- Faciliter la réponse (options multiples si pertinent)
- Conclure poliment

Ton : [professionnel formel / professionnel décontracté / amical]

Exemple concret :

                Rédige un courriel pour demander à mon fournisseur de logiciel une extension 
de 2 semaines de notre période d'essai.

Contexte :
- Nous testons leur solution depuis 3 semaines
- Nous sommes intéressés mais notre équipe technique était en congé
- Budget approuvé, juste besoin de plus de temps pour tester
- Bon contact avec leur représentant commercial (Marie)

Ton professionnel mais chaleureux, 120 mots maximum.

Le courriel de suivi

Prompt pour relancer sans être insistant :

                Rédige un courriel de relance concernant [sujet].

Contexte :
- Premier courriel envoyé il y a [X jours/semaines]
- Raison probable du non-retour : [débordé / oubli / attente d'information]
- Urgence réelle : [expliquer pourquoi vous relancez]

Le courriel doit :
- Rappeler brièvement le contexte sans tout répéter
- Être compréhensif (reconnaître que la personne est occupée)
- Reformuler la demande clairement
- Proposer une alternative ou faciliter la réponse
- 100 mots maximum

Ton : patient mais professionnel

Le courriel délicat (refus, mauvaise nouvelle)

Prompt pour communications sensibles :

                Tu es un communicateur expert en gestion de situations délicates.

Rédige un courriel pour [annoncer/refuser/corriger] [situation].

Contexte de la relation :
[Décrivez l'historique, les enjeux, les sensibilités]

Le courriel doit :
1. Commencer par un élément positif ou reconnaissance si approprié
2. Annoncer le message principal clairement mais avec tact
3. Expliquer brièvement le rationnel (sans être défensif)
4. Proposer une alternative ou prochaine étape si possible
5. Maintenir la relation pour l'avenir

Contraintes :
- 180 mots maximum
- Éviter : "malheureusement", langage trop juridique, excuses excessives
- Préférer : faits, clarté, empathie, solutions

Ton : professionnel, empathique, ferme mais respectueux

2.2 Lettres et documents formels

Lettre de recommandation

Prompt structure :

                Rédige une lettre de recommandation pour [nom de la personne] qui postule 
pour [poste/programme].

Informations sur la personne :
- Mon lien avec elle : [gestionnaire/collègue/professeur] pendant [durée]
- Ses forces principales : [liste]
- Réalisations concrètes : [exemples avec résultats mesurables]
- Qualités humaines : [traits de personnalité pertinents]

La lettre doit :
- Suivre le format formel standard
- Faire 300-350 mots
- Inclure des exemples concrets (pas que des adjectifs)
- Conclure avec une recommandation claire et forte
- Inclure mes coordonnées pour suivi

Ton : professionnel, chaleureux, crédible

Rapport d'incident ou problème

Prompt pour documentation factuelle :

                Rédige un rapport d'incident concernant [situation].

Informations factuelles :
- Date et heure : [X]
- Personnes impliquées : [X]
- Déroulement des événements : [chronologie]
- Impact observé : [conséquences]
- Actions immédiates prises : [X]

Structure du rapport :
1. RÉSUMÉ EXÉCUTIF (3-4 lignes)
2. CONTEXTE
3. DESCRIPTION DES ÉVÉNEMENTS (chronologique, factuelle)
4. IMPACT ET CONSÉQUENCES
5. ACTIONS CORRECTIVES PRISES
6. RECOMMANDATIONS POUR PRÉVENIR LA RÉCURRENCE

Contraintes :
- Ton neutre et factuel (pas de jugement, pas d'émotion)
- Précis dans les faits et les horaires
- 2 pages maximum
- Format qui peut être archivé ou présenté à la direction

2.3 Créer des tableaux et listes structurées

Tableau comparatif

Prompt pour analyse comparative :

                Crée un tableau comparatif entre [option A], [option B] et [option C] pour [objectif].

Critères d'évaluation :
- [Critère 1 : ex. coût]
- [Critère 2 : ex. facilité d'utilisation]
- [Critère 3 : ex. fonctionnalités]
- [Critère 4 : ex. support client]

Pour chaque cellule :
- Note sur 5 étoiles
- Brève explication (15 mots max)

Ajoute une ligne finale "RECOMMANDATION" avec une synthèse pour chaque option 
(idéal pour : [type d'utilisateur/situation]).

Format : Markdown table, lisible et professionnel

Liste de contrôle (checklist)

Prompt pour créer des checklists :

                Génère une checklist complète pour [processus/projet].

Contexte :
- Objectif final : [X]
- Contraintes : [temps/budget/ressources]
- Utilisateur de la checklist : [niveau d'expertise]

Structure la checklist en phases :
1. PRÉPARATION
2. EXÉCUTION
3. VÉRIFICATION
4. CLÔTURE

Pour chaque item :
- [ ] Action concrète à accomplir
- 👤 Qui (rôle, pas nom spécifique)
- ⏱️ Durée estimée
- ⚠️ Pièges à éviter (si pertinent)

Fais 15-25 items au total. Sois exhaustif mais réaliste.

🌍 Section 3 : Traductions contextuelles intelligentes

3.1 Au-delà de Google Translate

Pourquoi l'IA est meilleure pour la traduction professionnelle :

✅ Comprend le contexte (domaine, ton, audience)
✅ Adapte les expressions idiomatiques plutôt que traduire mot à mot
✅ Respecte les normes culturelles de la langue cible
✅ Maintient le ton et le style voulus

3.2 Traduction professionnelle avec contexte

Prompt structure pour traduction de qualité :

                Tu es un traducteur professionnel spécialisé en [domaine].

Traduis ce texte de [langue source] vers [langue cible].

Contexte du texte :
- Type de document : [courriel/rapport/présentation/marketing]
- Audience cible : [profil]
- Registre souhaité : [formel/neutre/décontracté]
- Domaine : [juridique/technique/médical/général]

Contraintes de traduction :
- Adapte les expressions idiomatiques (pas de traduction littérale)
- Conserve le ton et l'impact du message original
- Utilise le vocabulaire standard du domaine en [langue cible]
- Signale entre [crochets] tout terme ambigu nécessitant clarification

[texte à traduire]

3.3 Cas spéciaux de traduction

Traduire du marketing/publicité

Prompt pour transcréation :

                Ce texte marketing doit être adapté pour le marché [pays/région cible].

Plus qu'une traduction, fais une adaptation culturelle (transcréation) qui :
- Conserve l'émotion et l'impact du message
- Remplace les références culturelles par des équivalents locaux
- Adapte l'humour si nécessaire
- Respecte les sensibilités culturelles de [région cible]

Propose 2 versions :
1. Traduction fidèle
2. Adaptation optimisée pour la culture cible

[texte original]

Traduire des termes techniques sans équivalent

Prompt pour néologismes :

                Ce texte technique contient des termes en [langue A] sans équivalent direct en [langue B].

Pour chaque terme technique :
1. Si un équivalent existe : utilise-le
2. Si aucun équivalent satisfaisant : garde le terme original et ajoute une brève explication entre parenthèses lors de la première occurrence
3. Crée un glossaire en bas du document avec les termes conservés

[texte technique]

Traduction de curriculum vitae

Prompt pour CV interculturel :

                Traduis ce CV de [langue source] vers [langue cible] pour postuler dans [pays cible].

IMPORTANT - Adaptations culturelles à faire :
- Format et structure typiques du pays cible
- Ordre des sections selon les normes locales
- Niveau de détail attendu (certains pays préfèrent les CV concis, d'autres détaillés)
- Informations à inclure ou exclure (photo, état civil, etc.)
- Terminologie RH standard du pays

Après la traduction, ajoute une section NOTES avec :
- Principales différences culturelles appliquées
- Suggestions supplémentaires pour le candidat

[CV original]

💡 Exercice pratique intégré (45 minutes)

Scénario réaliste : Le projet complet

Vous recevez un long rapport client (simulation) et devez produire plusieurs livrables.

Étape 1 : Résumer (15 min)

Document source fourni : Rapport fictif de 2000 mots sur les résultats d'une enquête de satisfaction client.

Votre mission :

Créez un résumé exécutif de 150 mots pour votre direction
Créez une synthèse de 300 mots pour l'équipe technique
Extrayez les 5 chiffres clés dans un format visuel (liste)

Prompt suggéré :

                Voici un rapport d'enquête de satisfaction client [insérer texte].

Génère 3 livrables distincts :

1. RÉSUMÉ EXÉCUTIF (150 mots pour direction)
- Focus : conclusions principales et recommandations stratégiques
- Ton : formel, orienté décision

2. SYNTHÈSE TECHNIQUE (300 mots pour équipe produit)
- Focus : détails des problématiques identifiées et actions correctives
- Ton : technique mais accessible

3. CHIFFRES CLÉS (format visuel)
- Les 5 statistiques les plus importantes
- Format : 📊 [Chiffre] : [Ce que ça signifie]

Étape 2 : Générer des communications (20 min)

À partir de vos résumés, créez :

A) Courriel à l'équipe (interne, annonce des résultats)

                Rédige un courriel interne pour annoncer les résultats de l'enquête à toute l'équipe.

Contexte :
- Résultats mitigés (pas excellents, pas catastrophiques)
- Besoin de mobiliser l'équipe sur les améliorations
- Reconnaissance du travail accompli jusqu'ici

Structure :
- Intro positive
- Résultats clés (3-4 points)
- Prochaines étapes concrètes
- Appel à la contribution

150 mots, ton motivant mais honnête.

B) Courriel aux clients (externe, merci + suivi)

                Rédige un courriel de remerciement aux clients qui ont répondu à l'enquête.

Doit inclure :
- Remerciement sincère pour leur participation
- Un aperçu des apprentissages (sans trop de détails)
- Annonce de 2-3 améliorations concrètes à venir
- Invitation à continuer le dialogue

180 mots maximum, ton chaleureux et professionnel.

Étape 3 : Créer un tableau d'action (10 min)

Prompt pour plan d'action :

                À partir de ce rapport d'enquête [synthèse], crée un tableau de plan d'action.

Format :

| Problème identifié | Action corrective | Responsable suggéré | Priorité | Échéance estimée | Ressources nécessaires |
|--------------------|-------------------|---------------------|----------|------------------|------------------------|

Critères :
- 6-8 actions maximum (les plus impactantes)
- Priorité : 🔴 Haute | 🟡 Moyenne | 🟢 Basse
- Échéances réalistes
- Actions concrètes et mesurables

Débrief de l'exercice

Questions de réflexion :

Combien de temps auriez-vous mis à faire tout ça manuellement ?
Quelle partie a nécessité le plus d'ajustements humains ?
Quelle tâche vous a le plus impressionné ?
Comment pourriez-vous appliquer ça à votre travail réel ?

🎓 Récapitulatif : Les prompts essentiels de productivité

Votre bibliothèque de prompts à conserver

Résumé express :

                Résume ce [document/texte/transcription] en [X mots] en te concentrant sur [aspect spécifique].
Format : [paragraphe/liste/tableau]. Ton : [formel/neutre/accessible].

Courriel type :

                Rédige un courriel [professionnel/formel/amical] pour [objectif] destiné à [personne/rôle].
Contexte : [situation]. Longueur : [X mots]. Ton : [description]. Inclure : [éléments clés].

Traduction contextualisée :

                Traduis de [langue A] vers [langue B] ce texte [type]. Audience : [profil]. Registre : [niveau].
Adapte les expressions idiomatiques. Conserve le ton [description]. [Texte]

Tableau comparatif :

                Crée un tableau comparant [options] selon [critères]. Pour chaque cellule : note + bref commentaire.
Ajoute une ligne de recommandation finale.

Liste d'action :

                Génère un plan d'action pour [objectif] avec colonnes : action, responsable, priorité, échéance, ressources.
8-10 actions concrètes et mesurables.

🚀 Trucs et astuces de productivité

Créez vos modèles personnalisés

Conseil pratique : Gardez un document avec vos prompts testés et approuvés pour :

Vos types de courriels récurrents
Vos formats de rapports habituels
Vos traductions fréquentes

Il suffit de modifier le contexte à chaque utilisation !

La règle 80/20 de l'édition

L'IA vous donne 80% du résultat en 20% du temps.
Consacrez les 20% de temps restant à :

✅ Vérifier les faits et chiffres
✅ Ajuster le ton pour qu'il soit authentiquement vous
✅ Ajouter votre touche personnelle ou expertise unique
✅ Peaufiner les détails critiques

Ne cherchez pas la perfection de l'IA, cherchez l'accélération.

Automatisez les tâches vraiment répétitives

Si vous faites la même chose chaque semaine :

Rédigez le prompt parfait une fois
Sauvegardez-le dans un document de référence
Utilisez-le comme modèle chaque fois

Exemple :
Votre résumé de réunion hebdomadaire peut utiliser le même prompt structure, vous ne changez que la transcription.

✅ Auto-évaluation

Testez votre maîtrise du module :

[ ] J'ai résumé au moins 3 types de documents différents
[ ] J'ai généré des courriels pour différents contextes
[ ] J'ai créé un tableau ou une liste structurée
[ ] J'ai fait une traduction avec contexte (si applicable)
[ ] J'ai identifié 3 tâches de mon quotidien que je peux automatiser
[ ] J'ai créé mes premiers modèles de prompts personnalisés

Défi de la semaine :
Utilisez l'IA pour une tâche répétitive réelle cette semaine. Mesurez le temps économisé. Partagez votre expérience au prochain module !

📖 Ressources et modèles

Templates téléchargeables

Document de référence rapide : Créez un fichier avec ces en-têtes et complétez-les avec vos prompts testés :

                # MES PROMPTS DE PRODUCTIVITÉ

## RÉSUMÉS
[Vos prompts favoris pour résumer]

## COURRIELS
### Demande formelle
[Prompt]
### Suivi/Relance
[Prompt]
### Annonce délicate
[Prompt]

## TRADUCTIONS
[Vos prompts de traduction avec contexte]

## TABLEAUX ET LISTES
[Vos formats de tableaux récurrents]

🚀 Préparation pour le Module 4

Dans le prochain module, nous explorerons la création et la communication : contenus créatifs, images, présentations.

À préparer :

Pensez à un projet de communication que vous devez réaliser prochainement (présentation, article, support visuel)
Notez les tâches créatives qui vous prennent le plus de temps actuellement

Optionnel mais recommandé :
Créez un compte sur une plateforme de génération d'images (Midjourney, DALL·E, ou alternatives gratuites) pour le Module 4.