📱 Guide d'Utilisation - Application Réunions AA

Groupe Méditation - St-Basile-le-Grand

🎯 C'est quoi cette application ?

Une application web pour enregistrer facilement les informations de nos réunions hebdomadaires :

  • Les présences

  • Les responsables

  • Les jetons et gâteaux

  • Les finances

  • Les remarques

Tout est automatiquement sauvegardé dans notre Nextcloud et accessible à tous les secrétaires.

🚀 Comment y accéder ?

  1. Ouvrez votre navigateur (Chrome, Safari, Firefox...)

  2. Allez à : https://espace.87-16.org/aa-reunions/aa-reunions.html

  3. Entrez le mot de passe qui vous a été communiqué

  4. Cliquez sur "Se connecter"

💡 Astuce : Ajoutez la page à vos favoris pour y accéder rapidement !

⚠️ Important : Le mot de passe est confidentiel. Ne le partagez qu'avec les membres autorisés du groupe.

📝 Remplir une nouvelle réunion

🎯 Barre de Navigation (en haut de l'écran)

Avant de commencer, familiarisez-vous avec la barre de navigation en haut :

  • 📚 Liste déroulante : Sélectionnez une réunion précédente à consulter ou modifier

  • 👥 Membres : Gérer la liste des membres supporteurs

  • 📋 Postes : Gérer la liste des postes responsables

💡 Pour créer une nouvelle réunion : Assurez-vous que la liste déroulante affiche "📚 Sélectionner une réunion..." (aucune réunion sélectionnée)

1️⃣ Informations de base

Date de la réunion : Se remplit automatiquement avec la date du jour Présences : Nombre de personnes présentes

2️⃣ Section Responsables

Pour chaque poste (Animateur, Secrétaire, RSG, etc.) :

  • Cliquez sur la liste déroulante ▼

  • Sélectionnez le nom de la personne

  • Si vous voulez sauvegarder comme valeur par défaut pour les prochaines fois, cochez la case 💾

📋 Gérer les postes :

  • Cliquez sur le bouton "📋 Postes" en haut de l'écran

  • Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des postes

  • Changez l'ordre si nécessaire

  • Les changements s'appliquent aux nouvelles réunions uniquement

3️⃣ Nouveaux / Renouveau

Inscrivez les prénoms :

  • Nouveau : Personne qui arrive pour la première fois

  • Renouveau : Personne qui revient après une absence

4️⃣ Jetons

Pour chaque jeton remis :

  1. Cliquez sur "➕ Ajouter un jeton"

  2. Remplissez :

    • À : Prénom de la personne qui reçoit

    • De : Prénom de la personne qui donne (optionnel)

    • Mois : Nombre de mois de sobriété

💡 Vous pouvez ajouter autant de jetons que nécessaire

5️⃣ Gâteaux

Même principe que les jetons :

  1. Cliquez sur "➕ Ajouter un gâteau"

  2. Remplissez les informations

  3. Ans : Nombre d'années de sobriété

6️⃣ Finances

RECETTES (argent qui entre) :

  • Collecte : Panier qui circule pendant la réunion

  • Littérature : Vente de livres, médaillons, etc.

  • Divers : Autres revenus

DÉPENSES (argent qui sort) :

  • Lait/Café : Achats pour le café

  • Littérature : Achat de livres et matériel

  • Loyer : Location de la salle

  • Divers : Autres dépenses

💰 Les totaux se calculent automatiquement !

7️⃣ Remarques

Espace libre pour noter tout ce qui est important :

  • Décisions prises

  • Sujets discutés

  • Événements à venir

  • Etc.

💾 Sauvegarder la réunion

  1. Cliquez sur "💾 Sauvegarder sur Nextcloud"

  2. Un message vert confirme la sauvegarde

  3. Le fichier est automatiquement nommé : Reunion_2025-10-29.json (basé sur la date)

  4. La liste déroulante en haut se met à jour automatiquement

✅ C'est sauvegardé dans Nextcloud et accessible à tous !

⚠️ Note importante : Si vous sauvegardez plusieurs fois la même date, la nouvelle version remplace l'ancienne (pas de doublons).

📚 Consulter les anciennes réunions

Méthode 1 : Liste déroulante (Recommandée)

  1. En haut de l'écran, cliquez sur la liste déroulante "📚 Sélectionner une réunion..."

  2. Choisissez la date de la réunion que vous voulez consulter

  3. La réunion se charge automatiquement avec toutes ses informations

💡 Avantage : Rapide et toujours accessible !

Méthode 2 : Via le bouton de gestion

  1. Cliquez sur "📚 Voir les réunions" (si ce bouton est disponible)

  2. Une liste de toutes les réunions apparaît

  3. Cliquez sur celle que vous voulez consulter

  4. Toutes les informations se chargent automatiquement

💡 Note : Chaque réunion garde sa propre liste de responsables et de membres, même si vous les modifiez plus tard !

👥 Gérer les membres supporteurs

Les membres supporteurs sont les personnes qui peuvent occuper des postes de responsable.

Accéder à la gestion des membres :

Cliquez sur le bouton "👥 Membres" en haut de l'écran

Ajouter un membre :

  1. Cliquez sur "👥 Gérer les membres"

  2. Remplissez :

    • Nom : Nom complet de la personne

    • Téléphone : Numéro de téléphone (optionnel)

    • Email : Adresse email (optionnel)

  3. Cliquez sur "➕ Ajouter"

Modifier un membre :

  1. Cliquez sur "👥 Membres" en haut

  2. Cliquez sur "✏️ Modifier" à côté du nom

  3. Changez les informations

  4. Confirmez

Supprimer un membre :

  1. Cliquez sur "👥 Membres" en haut

  2. Cliquez sur "🗑️" à côté du nom

  3. Confirmez la suppression

⚠️ Important : Les anciennes réunions garderont les noms tels qu'ils étaient à l'époque, même si vous modifiez ou supprimez un membre maintenant.

📄 Générer un PDF

Pour avoir une version imprimable de la réunion :

  1. Remplissez ou chargez une réunion

  2. Cliquez sur "📄 Générer PDF"

  3. Le PDF se télécharge automatiquement

Le PDF contient toutes les informations de manière claire et professionnelle.

🗑️ Nouveau formulaire

Pour créer une nouvelle réunion vierge :

  1. Cliquez sur "🗑️ Nouveau formulaire"

  2. Confirmez

  3. Tout est effacé et prêt pour une nouvelle réunion

💡 La date est automatiquement mise à aujourd'hui et les valeurs par défaut (💾) sont restaurées.

❓ Questions Fréquentes

J'ai oublié le mot de passe

→ Contactez le responsable technique du groupe ou un animateur qui pourra vous le communiquer

Dois-je me reconnecter à chaque fois ?

→ Oui, pour des raisons de sécurité, le mot de passe n'est pas mémorisé. Vous devrez le saisir à chaque ouverture de l'application

Je ne vois pas le nom de quelqu'un dans les listes déroulantes

→ Ajoutez-le dans "👥 Gérer les membres"

Un poste n'existe pas dans la liste

→ Ajoutez-le en cliquant sur "📋 Postes" en haut

Je veux garder le même animateur chaque semaine

→ Sélectionnez le nom et cochez la case 💾 à côté

Je me suis trompé, comment corriger ?

→ Sélectionnez la réunion dans la liste déroulante en haut, corrigez et sauvegardez à nouveau

Que se passe-t-il si je sauvegarde deux fois la même date ?

→ La nouvelle version remplace automatiquement l'ancienne. Il n'y a qu'une seule réunion par date.

Puis-je supprimer une réunion ?

→ Oui ! Dans la liste des réunions, cliquez sur "🗑️ Supprimer"

L'application fonctionne-t-elle hors ligne ?

→ Non, vous devez être connecté à Internet pour sauvegarder et charger les réunions

Combien de réunions peut-on sauvegarder ?

→ Autant que vous voulez ! Il n'y a pas de limite

🎯 Conseils d'utilisation

🔒 Sécurité :

  • Ne partagez jamais le mot de passe publiquement (email, réseaux sociaux, etc.)

  • Fermez toujours le navigateur après utilisation sur un ordinateur partagé

  • Si vous soupçonnez que le mot de passe a été compromis, contactez immédiatement le responsable

Pour le Secrétaire :

  1. Avant la réunion :

    • Ouvrez l'application

    • Créez un nouveau formulaire

    • Pré-remplissez ce qui ne change pas (avec les valeurs par défaut 💾)

  2. Pendant la réunion :

    • Notez les présences

    • Inscrivez les jetons et gâteaux au fur et à mesure

    • Prenez note des remarques importantes

  3. Après la réunion :

    • Complétez les finances

    • Relisez tout

    • Sauvegardez

    • Générez le PDF si nécessaire

Pour le Trésorier :

  • Les finances sont déjà calculées automatiquement

  • Générez le PDF pour vos archives

  • Vérifiez les totaux avant de fermer la caisse

Pour l'Animateur :

  • Consultez les anciennes réunions pour voir les décisions prises

  • Vérifiez les remarques des semaines précédentes

📞 Besoin d'aide ?

Si vous avez des questions ou des problèmes :

  • Contactez le responsable technique du groupe

  • Ou demandez à un autre secrétaire qui utilise déjà l'application

✨ Astuce Finale

Lors de votre première utilisation :

  1. Mémorisez ou notez le mot de passe en lieu sûr

  2. Ajoutez tous les membres supporteurs en cliquant sur "👥 Membres"

  3. Vérifiez que tous les postes sont présents en cliquant sur "📋 Postes"

  4. Définissez vos valeurs par défaut (💾) pour les responsables qui changent rarement

Après cette configuration initiale, remplir une réunion prendra moins de 5 minutes ! ⚡

🔐 Note Importante sur la Sécurité

Cette application contient des informations confidentielles sur le groupe AA. Le mot de passe protège ces données. Traitez-le avec le même respect que vous accordez à l'anonymat des membres.

Rappelez-vous : "L'anonymat est la base spirituelle de toutes nos traditions."

🙏 Merci d'utiliser cette application pour notre groupe !

"Un jour à la fois"